Những thay đổi về nhà cung cấp thuốc trừ sâu: Danh sách kiểm tra đánh giá của người mua

Thông báo thay đổi nhà cung cấp thuốc trừ sâu phải cho người mua biết điều gì sẽ thay đổi, lý do thay đổi, đơn đặt hàng hoặc lô nào bị ảnh hưởng và bằng chứng nào hỗ trợ đề xuất. Xem lại những điểm đó trước khi chấp nhận cấu hình sửa đổi. Tên thương mại không thay đổi hoặc thành phần hoạt chất được công bố là không đủ thông tin để đóng đánh giá mua hàng.

Hướng dẫn này dành cho các nhà nhập khẩu và nhà phân phối quản lý các đơn hàng lặp lại. Nó đề xuất một quy trình trao đổi và xem xét thực tế đối với những thay đổi liên quan đến đầu vào công thức, sắp xếp sản xuất, đóng gói hoặc tài liệu được kiểm soát. Nó không phân loại các thay đổi theo hệ thống đăng ký của bất kỳ quốc gia nào; đánh giá đó thuộc về chủ sở hữu đăng ký chịu trách nhiệm và người đánh giá địa phương có trình độ.

Trả lời nhanh:Yêu cầu mô tả trước và sau, xác định hàng tồn kho và tài liệu bị ảnh hưởng, chỉ định đánh giá kỹ thuật và quy định, ghi lại quyết định mua hàng và xác minh lần giao hàng bị ảnh hưởng đầu tiên. Thống nhất trách nhiệm thông báo khi thiết lập mối quan hệ cung ứng để những thay đổi không xuất hiện lần đầu khi nhận hàng.

Xác định nội dung cần thông báo

Bao gồm phần thông báo thay đổi trong thỏa thuận mua hàng. Là điểm khởi đầu được đề xuất, hãy yêu cầu nhà cung cấp gắn cờ các thay đổi về nhận dạng sản phẩm đã thống nhất, nguồn sản xuất, đầu vào công thức, thông số kỹ thuật, phương pháp thử nghiệm, bao bì hoặc bao bì, ảnh minh họa trên nhãn và tài liệu hỗ trợ. Điều chỉnh phạm vi với nhóm kỹ thuật của bạn thay vì coi danh sách này như một định nghĩa pháp lý.

Thống nhất ai nhận được thông báo và ở giai đoạn nào. Một tin nhắn chỉ được gửi đến người liên hệ bán hàng có thể không đến được người đang xem xét bằng chứng kỹ thuật. Một thỏa thuận thực tế nêu tên các địa chỉ liên hệ mua hàng và kỹ thuật của người mua, yêu cầu xác nhận và giải thích các thông báo mở ảnh hưởng như thế nào đến các đơn đặt hàng đang chờ xử lý.

Giữ từ ngữ chính xác. Cụm từ “vật liệu tương đương” phải dẫn đến yêu cầu làm cơ sở cho việc so sánh đó chứ không phải là sự từ chối hoặc phê duyệt tự động. Tương tự như vậy, “cải tiến bao bì” không giải thích liệu hình dạng chai, vật liệu, nắp, lớp lót hoặc cách sắp xếp niêm phong có thay đổi hay không. Yêu cầu sự khác biệt thực tế.

Yêu cầu so sánh trước sau

Sử dụng một bản ghi cho thay đổi được đề xuất và liên kết nó với sản phẩm có liên quan. Giữ nguyên mô tả mua hàng đã được phê duyệt hiện có cùng với sản phẩm thay thế được đề xuất. Khi có thông tin về công thức bí mật, hãy đồng ý cách những người đánh giá có trình độ sẽ truy cập bằng chứng cần thiết thay vì đưa các chi tiết nhạy cảm vào chuỗi email được lưu hành rộng rãi.

• Nhận dạng sản phẩm:Cấu hình hiện tại: Bản sửa đổi thông số kỹ thuật và sản phẩm hiện tại; Cấu hình đề xuất: Nhận dạng và sửa đổi đề xuất.
• Thay đổi mô tả:Cấu hình hiện tại: Thành phần hoặc sắp xếp hiện được cung cấp; Cấu hình đề xuất: Thay thế cụ thể và nêu lý do.
• Thông tin sản xuất:Cấu hình hiện có: Nguồn hoặc trang web được ghi trong tệp mua hàng; Cấu hình đề xuất: Thông tin nguồn hoặc trang web được đề xuất.
• Bao bì:Cấu hình hiện tại: Vùng chứa, phần đóng và tài liệu tham khảo tác phẩm nghệ thuật đã được phê duyệt; Cấu hình đề xuất: Tài liệu tham khảo thành phần và tác phẩm nghệ thuật được sửa đổi.
• Bằng chứng:Cấu hình hiện tại: Các báo cáo hỗ trợ cấu hình hiện tại; Cấu hình đề xuất: Bằng chứng mới hoặc biện minh cho khả năng áp dụng.
• Chuyển tiếp:Cấu hình hiện có: Đơn hàng chưa thanh toán và lượng hàng sẵn có; Cấu hình đề xuất: Lô bị ảnh hưởng đầu tiên và thời gian đề xuất.

Đây là bảng tính dành cho người mua được đề xuất. Để trống một trường khi nhà cung cấp chưa cung cấp thông tin. Mục đích là để đưa ra câu hỏi sớm chứ không phải để làm cho sự so sánh trông hoàn chỉnh bằng cách sao chép mục trước đó vào cột mới.

Ghép bằng chứng với sự thay đổi

Hỏi người đánh giá kỹ thuật xem kết luận nào từ tệp hiện có vẫn được áp dụng và kết luận nào cần hỗ trợ thêm. Ví dụ, sự thay đổi về bao bì hoặc cách đóng gói sẽ đặt ra câu hỏi về sự liên quan của bằng chứng về bao bì hiện có. Việc thay đổi một phương pháp sẽ đặt ra câu hỏi về khả năng so sánh với các yêu cầu thử nghiệm đã được thống nhất. Đây là những câu hỏi ôn tập, không phải là yêu cầu tự động cho các bài kiểm tra giống nhau trong mọi trường hợp.

CropLife Quốc tếChuyên khảo kỹ thuật số 17thảo luận về thời hạn sử dụng liên quan đến công thức, điều kiện đóng gói và bảo quản, đồng thời bao gồm các phần về sự phù hợp của bao bì và những thay đổi về công thức. Sự liên quan thực tế của nó ở đây là bằng chứng hiện có cần đánh giá khả năng ứng dụng khi cấu hình thay đổi. Không nên sử dụng tài liệu này làm giấy phép chung cho đề xuất của một nhà cung cấp cụ thể.

Xem lại tài liệu tham khảo thông số kỹ thuật. FAO giải thích rằngthông số kỹ thuật thuốc trừ sâucung cấp tài liệu tham khảo chất lượng cho các cơ quan thương mại và quốc gia. Yêu cầu người đánh giá xác định tài liệu tham khảo và phạm vi áp dụng thay vì chấp nhận “cùng tiêu chuẩn FAO” như một đánh giá thay đổi hoàn toàn. của trang webhướng dẫn tương đương vật liệu kỹ thuậtcung cấp nền tảng liên quan cho các cuộc thảo luận về nguồn.

Yêu cầu số nhận dạng tài liệu, ngày tháng và cấu hình được đề cập trong mỗi báo cáo. Một báo cáo có thể có liên quan mà không được viết cụ thể cho lần mua hàng gần đây nhất, nhưng người đánh giá phải giải thích sự liên quan đó. Giữ lời giải thích này cùng với thông báo để đồng nghiệp tương lai không phải suy ra lý do tại sao bằng chứng cũ hơn lại được chấp nhận.

Tách các quyết định và nêu tên chủ sở hữu

Tổ chức đánh giá xung quanh các quyết định riêng biệt. Người đánh giá kỹ thuật đánh giá bằng chứng hỗ trợ và các câu hỏi mở. Người xem xét quy định có trách nhiệm sẽ xác định những tác động tới thị trường điểm đến. Sau đó, việc mua hàng sẽ ghi lại quyết định thương mại, bao gồm cả hậu quả về thời gian, giá cả hoặc giao hàng nếu có liên quan. Một quyết định thuận lợi trong một lĩnh vực không nên âm thầm đóng cửa những lĩnh vực khác.

Tránh phát minh ra khoảng thời gian thông báo chung hoặc coi ngày đề xuất của nhà cung cấp là thời hạn đã thỏa thuận. Ghi lại thời gian cần thiết của người đánh giá thực tế và điều chỉnh nó với các đơn đặt hàng đang chờ xử lý. Nếu một đơn hàng không thể tiếp tục trong khi vấn đề vẫn còn tồn tại, hãy hiển thị trạng thái đó cho nhà cung cấp và nhóm hậu cần.

Một bản ghi quyết định hữu ích nêu rõ phạm vi, điều kiện và người phê duyệt. “Được chấp nhận cho đơn đặt hàng X sau khi tài liệu được liệt kê được hoàn thành” mang nhiều ý nghĩa hơn là “được phê duyệt”. Nếu bằng chứng không đầy đủ, hãy liệt kê các mục còn thiếu và bước xem xét tiếp theo. Điều đó giúp cuộc thảo luận tập trung vào điều gì sẽ giải quyết được vấn đề.

Kiểm soát đơn hàng bị ảnh hưởng đầu tiên

Trước khi gửi đi, hãy đối chiếu thay đổi đã phê duyệt với xác nhận đơn hàng, hình ảnh nhãn mác, thông tin đóng gói và tài liệu chất lượng. Yêu cầu nhà cung cấp xác định lô hàng bị ảnh hưởng đầu tiên và liệu hàng tồn kho cũ hơn có còn trong chuỗi cung ứng hay không. Trong trường hợp cả hai phiên bản có thể được giao, hãy yêu cầu bản đồ rõ ràng thay vì dựa vào nhận dạng trực quan tại kho.

Hãy xem xét một thay đổi bao bì giả định: nhà cung cấp đề xuất một cách đóng gói khác cho cùng một kích thước thùng chứa. Người mua ghi lại tài liệu tham khảo đóng gói được đề xuất, yêu cầu đánh giá kỹ thuật liên quan, cập nhật mô tả bao bì đã thống nhất sau khi phê duyệt và kiểm tra lần giao hàng đầu tiên đã xác định. Ví dụ này mô tả trình tự xem xét; nó không chứng minh rằng một sự đóng cửa cụ thể là phù hợp.

Sử dụngdanh sách kiểm tra tác phẩm nghệ thuật nhãnnếu thông tin được in thay đổi vàdanh sách kiểm tra nhận hàngđể bàn giao. Giữ sẵn các tài liệu thay thế để truy xuất nguồn gốc đồng thời đánh dấu rõ ràng phiên bản nào áp dụng cho các đơn đặt hàng mới.

Làm cho các đơn hàng lặp lại dễ dàng xem xét hơn

Quy trình thông báo thay đổi nhà cung cấp thuốc trừ sâu cung cấp cho việc mua hàng lặp lại một điểm tham chiếu rõ ràng. Người mua biết những gì đã được thỏa thuận, nhà cung cấp biết những gì cần truyền đạt và nhân viên tiếp nhận biết nên mong đợi cấu hình nào. Bắt đầu với một bản ghi được kiểm soát đơn giản và cung cấp chủ sở hữu cho mọi câu hỏi chưa được giải quyết.

Liên hệ Averstarvới cấu hình sản phẩm, thị trường đích và mọi yêu cầu về thông báo hoặc kiểm soát tài liệu đối với chương trình mua hàng của bạn. Bao gồm các thông số kỹ thuật liên quan và tài liệu tham khảo về bao bì để những kỳ vọng đó có thể được thảo luận trước khi đơn hàng tiếp theo được xác nhận.