Cách đọc COA thuốc trừ sâu: Danh sách kiểm tra đánh giá của người mua

COA thuốc trừ sâu sẽ giúp nhà nhập khẩu trả lời một câu hỏi cụ thể: lô được báo cáo có đáp ứng các đặc điểm kỹ thuật đã thỏa thuận cho lần mua hàng này không? Bắt đầu với thông tin nhận dạng sản phẩm và số lô, sau đó so sánh từng kết quả được báo cáo với giới hạn, đơn vị và phương pháp thử nghiệm của sản phẩm đó. Giải quyết những thiếu sót trước khi phê duyệt thương mại. Bố cục chứng chỉ hấp dẫn sẽ ít hữu ích hơn so với sự kết nối rõ ràng giữa đơn hàng, mẫu, kết quả kiểm tra và hàng hóa được vận chuyển.

Hướng dẫn này dành cho các nhóm mua sắm xem xét tài liệu của nhà cung cấp. Danh sách kiểm tra bên dưới là quy trình mua hàng được đề xuất, không phải là biểu mẫu quy định chung. Các yêu cầu cụ thể về sản phẩm và việc đăng ký điểm đến vẫn cần được xem xét riêng.

Trả lời nhanh:Kiểm tra danh tính, truy xuất nguồn gốc lô, phiên bản thông số kỹ thuật, phương pháp, đơn vị, kết quả bằng số và ủy quyền. Ghi lại những câu hỏi chưa được trả lời đối với lô hàng. Yêu cầu làm rõ hoặc kiểm tra phù hợp thay vì cho rằng thiếu kết quả có nghĩa là đã đạt.

Bắt đầu với thứ tự và đợt

Đặt thông số kỹ thuật mua hàng, nhãn đề xuất, danh sách đóng gói và COA cạnh nhau. Đánh dấu tên hoạt chất, nồng độ, mã công thức và số nhận dạng lô trong mỗi tài liệu. Nếu mua hỗn hợp, hãy lặp lại việc kiểm tra từng thành phần hoạt chất đã khai báo. Hãy coi sự khác biệt không giải thích được là một vấn đề cần giải quyết, ngay cả khi tên thương mại giống hệt nhau.

Hỏi xem chứng chỉ thuộc về lô sản xuất đang được cung cấp hay thuộc về lô tham chiếu trước đó. COA tham chiếu có thể giúp đánh giá định dạng tài liệu của nhà cung cấp, nhưng bộ phận mua hàng không nên lưu giữ nó làm bằng chứng cho lô hàng sau này. Khi một số lô được tải, hãy yêu cầu ánh xạ theo lô với số lượng để nhóm nhận có thể kết nối từng chứng chỉ với kho hàng thích hợp.

Sử dụng một phiên bản được kiểm soát của thông số kỹ thuật đã thỏa thuận. FAO mô tả các thông số kỹ thuật về thuốc trừ sâu của mình là tài liệu tham khảo về chất lượng cho thương mại và cho các cơ quan chức năng quốc gia; điều đó làm cho chúng trở thành tài liệu tham khảo hữu ích khi thống nhất các yêu cầu. Xác nhận khả năng áp dụng của thông số kỹ thuật cụ thể thay vì coi việc tham khảo chung về FAO là chứng thực sản phẩm. XemKhung thông số kỹ thuật thuốc trừ sâu của FAO/WHO.

Đọc kết quả, giới hạn và phương pháp cùng nhau

Một bảng đánh giá hữu ích sẽ phân biệt ba phần: yêu cầu, kết quả được báo cáo và phương pháp được sử dụng để đạt được kết quả đó. Sao chép chúng vào các cột khác nhau. Một dòng chỉ đơn giản là “tuân thủ” có thể yêu cầu theo dõi khi các yêu cầu về tài liệu đã thống nhất của bạn yêu cầu kết quả bằng số. Yêu cầu nhà cung cấp giải thích những thiếu sót thay vì điền chúng từ một chứng chỉ cũ hơn.

Giữ các đơn vị có thể nhìn thấy được. Ví dụ, 500 g/L và 500 g/kg mô tả các cơ sở nồng độ khác nhau và không thể tự động thay thế cho nhau. Đây là so sánh đơn vị minh họa, không phải thông số kỹ thuật cho một loại thuốc trừ sâu cụ thể. Nếu đơn đặt hàng và báo cáo sử dụng các đơn vị khác nhau, hãy yêu cầu cơ sở chuyển đổi hiện hành và xác nhận kỹ thuật trước khi so sánh các số liệu.

Ghi lại mã định danh phương pháp hoặc tài liệu tham khảo quy trình xét nghiệm được cung cấp cùng với mỗi xét nghiệm liên quan. Trong trường hợp một phương pháp khác với phương pháp đã thống nhất, hãy gửi câu hỏi cho người đánh giá kỹ thuật. Tránh chấp nhận hoặc từ chối một lô chỉ vì hai báo cáo sử dụng các chữ viết tắt khác nhau; trước tiên hãy xác định xem chúng có đề cập đến cùng một thủ tục và cơ sở báo cáo hay không.

Trang web củahướng dẫn về thông số kỹ thuật của FAO/WHO và phương pháp CIPACcung cấp nền tảng cho cuộc thảo luận này. Giữ việc đánh giá COA tập trung vào việc mua hàng thực tế thay vì sao chép mọi thử nghiệm có thể có vào mỗi đơn hàng.

Danh sách kiểm tra đánh giá COA thuốc trừ sâu

Sử dụng mẫu sau làm điểm bắt đầu. Thêm các yêu cầu dành riêng cho sản phẩm đã được nhóm quản lý và chất lượng của bạn đồng ý.

• Nhận dạng sản phẩm:Nội dung cần ghi: Thành phần, nồng độ, công thức; Câu hỏi nếu không đầy đủ: Điều này có phù hợp với thông số kỹ thuật mua hàng không?.
• Lập bản đồ hàng loạt:Nội dung cần ghi: Số lô và số lượng lô hàng; Câu hỏi nếu không đầy đủ: Báo cáo này bao gồm những vùng chứa nào?.
• Đặc điểm kỹ thuật:Những gì cần ghi lại: Mã định danh và sửa đổi; Câu hỏi nếu không đầy đủ: Tiêu chí chấp nhận nào đã được thống nhất?
• Kết quả kiểm tra:Nội dung cần ghi: Giá trị, đơn vị và giới hạn; Câu hỏi nếu không đầy đủ: Việc so sánh có dựa trên cùng một cơ sở không?.
• Phương pháp:Nội dung cần ghi: Số phương pháp hoặc tham chiếu quy trình; Câu hỏi nếu chưa đầy đủ: Đây có phải là phương pháp phân tích đã được thống nhất không?
• Kiểm soát tài liệu:Nội dung cần ghi: Số báo cáo, ngày cấp, cơ quan cấp; Câu hỏi nếu chưa đầy đủ: Ai có thể xác nhận phiên bản này?.
• Xem xét lại quyết định:Nội dung cần ghi: Người đánh giá, ngày tháng, mục mở; Câu hỏi nếu không đầy đủ: Điều gì vẫn cản trở việc phê duyệt?.

Đừng biến điều này thành một bài tập đánh dấu ô. Chỉ định từng mục chưa được trả lời cho một người được đặt tên và giữ trạng thái của nó ở trạng thái hiển thị. Một bản đánh giá ngắn với các quyết định có thể theo dõi sẽ hữu ích hơn một bảng tính dài trong đó mọi mục nhập đều được đánh dấu “đã kiểm tra” mà không có tài liệu hỗ trợ.

Giải quyết các trường hợp ngoại lệ bằng câu hỏi bằng văn bản

Một yêu cầu hiệu quả xác định sự không khớp chính xác. Ví dụ: “Danh sách đóng gói có tên lô A, trong khi COA đính kèm có tên lô B. Vui lòng cung cấp báo cáo về lô A và xác nhận số lượng của nó trong lô hàng này.” Đây là một ví dụ giả định, không phải là sự cố của nhà cung cấp.

Đối với một vấn đề kiểm tra, hãy trích dẫn kết quả và tiêu chí chấp nhận đã thống nhất cùng nhau. Hỏi xem vấn đề có phải là lỗi sao chép, sự khác biệt về cơ sở báo cáo hay kết quả cần điều tra kỹ thuật. Giữ lại báo cáo gốc và mọi phiên bản đã sửa chữa, kèm theo lời giải thích ngắn gọn về lý do đưa ra bản sửa đổi đó.

Khi việc thử nghiệm độc lập là phù hợp, hãy thống nhất việc lấy mẫu và bố trí phòng thí nghiệm trước khi gửi đi. của FAOhướng dẫn kiểm soát chất lượngđề cập đến các quy trình lấy mẫu và chọn mẫu như một phần của việc kiểm soát chất lượng thuốc trừ sâu. Nhóm thu mua phải thiết lập ai lấy mẫu, cách xác định mẫu và phòng thí nghiệm nào nhận mẫu đó, cùng với nhân viên có trình độ xác định quy trình kỹ thuật.

Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu trước khi đặt hàng

Đánh giá COA thuốc trừ sâu hoạt động tốt nhất khi nhà cung cấp biết định dạng được yêu cầu trước khi sản xuất. Bao gồm phiên bản đặc điểm kỹ thuật, đơn vị báo cáo, ánh xạ lô và trách nhiệm đánh giá trong bản tóm tắt mua hàng. Để có cái nhìn tổng quan hơn về tài liệu, hãy đọc phầnhướng dẫn tài liệu chất lượng công thức.

Để thảo luận về yêu cầu tìm nguồn cung ứng,liên hệ với Averstarvới thành phần hoạt chất, công thức, thị trường đích và tài liệu được yêu cầu. Điều đó mang lại cho cuộc trò chuyện một điểm khởi đầu rõ ràng mà không cần cho rằng một chứng chỉ có thể trả lời mọi câu hỏi về kỹ thuật hoặc gia nhập thị trường.