Изменения в поставщиках пестицидов: контрольный список для проверки покупателя

В уведомлении об изменении поставщика пестицидов должно быть указано покупателю, что изменится, почему это изменится, какие заказы или партии затронут, и какие доказательства подтверждают это предложение. Просмотрите эти пункты, прежде чем принимать измененную конфигурацию. Неизменное торговое название или заявленный активный ингредиент не являются достаточной информацией для закрытия обзора покупки.

Это руководство предназначено для импортеров и дистрибьюторов, управляющих повторными заказами. Он предлагает практический процесс коммуникации и анализа изменений, касающихся входных данных рецептуры, производственных механизмов, упаковки или контролируемых документов. Он не классифицирует изменения в рамках системы регистрации какой-либо страны; эта оценка принадлежит ответственному владельцу регистрации и квалифицированному местному рецензенту.

Быстрый ответ:Запросите описание до и после, определите затронутые запасы и документы, назначьте техническую и нормативную проверку, задокументируйте решение о покупке и проверьте первую затронутую поставку. Согласуйте обязанности по уведомлению при настройке отношений поставки, чтобы изменения не появлялись сначала при получении товаров.

Определите, что требует уведомления

Включите раздел уведомления об изменениях в соглашение о закупках. В качестве отправной точки попросите поставщиков отмечать изменения в согласованной идентичности продукта, источнике производства, исходных данных рецептуры, спецификации, методе испытаний, контейнере или укупорочном средстве, изображении этикетки и подтверждающих документах. Согласуйте область применения со своей технической командой, а не рассматривайте этот список как юридическое определение.

Согласуйте, кто получит уведомление и на каком этапе. Сообщение, отправленное только торговому представителю, может не дойти до лица, рассматривающего технические доказательства. В практическом соглашении указываются закупочные и технические контакты покупателя, требуется подтверждение и объясняется, как открытые уведомления влияют на отложенные ордера.

Соблюдайте точность формулировок. Фраза «эквивалентный материал» должна вести к запросу основы для такого сравнения, а не к автоматическому отклонению или одобрению. Аналогичным образом, «улучшение упаковки» не объясняет, изменились ли форма, материал, крышка, вкладыш или уплотнительное устройство бутылки. Спросите о фактической разнице.

Попросите сравнить до и после

Используйте одну запись для предлагаемого изменения и свяжите ее с соответствующим продуктом. Сохраните существующее утвержденное описание покупки вместе с предлагаемой заменой. Если речь идет о конфиденциальной информации о формулировках, договоритесь о том, как квалифицированные рецензенты будут получать доступ к необходимым доказательствам, вместо того, чтобы размещать конфиденциальные данные в широко распространенной цепочке электронных писем.

• Идентификация продукта:Существующая конфигурация: текущая версия продукта и спецификации; Предлагаемая конфигурация: предлагаемый идентификатор и редакция.
• Описание изменения:Существующая конфигурация: Компонент или устройство, поставляемые в настоящее время; Предлагаемая конфигурация: Конкретная замена и указанная причина.
• Информация о производстве:Существующая конфигурация: источник или сайт записан в файле покупки; Предлагаемая конфигурация: предлагаемая информация об источнике или сайте.
• Упаковка:Существующая конфигурация: контейнер, закрытие и утвержденные ссылки на графические изображения; Предлагаемая конфигурация: пересмотренные ссылки на компоненты и графические изображения.
• Доказательства:Существующая конфигурация: отчеты, поддерживающие текущую конфигурацию; Предлагаемая конфигурация: новые доказательства или обоснование применимости.
• Переход:Существующая конфигурация: Невыполненные заказы и доступный запас; Предлагаемая конфигурация: первая затронутая партия и предлагаемые сроки.

Это предлагаемый рабочий лист покупателя. Оставьте поле открытым, если поставщик не предоставил информацию. Цель состоит в том, чтобы как можно раньше выявить вопросы, а не придать сравнению законченный вид путем копирования предыдущей записи в новый столбец.

Сопоставьте свидетельство с изменением

Спросите технического рецензента, какие выводы из существующего файла все еще применимы, а какие нуждаются в дальнейшей поддержке. Например, замена контейнера или укупорочного средства должна вызвать вопрос об актуальности имеющихся доказательств упаковки. Изменение метода должно вызвать вопрос о сопоставимости с согласованными требованиями к испытаниям. Это контрольные вопросы, а не автоматические требования к одинаковому тестированию в каждом случае.

CropLife International'sТехническая монография № 17обсуждает срок годности в зависимости от состава, упаковки и условий хранения, а также включает разделы, посвященные пригодности упаковки и изменениям состава. Его практическая значимость здесь заключается в том, что существующие доказательства требуют оценки применимости при изменении конфигурации. Этот документ не следует использовать в качестве общего разрешения для предложения конкретного поставщика.

Также просмотрите ссылку на спецификацию. ФАО объясняет, что ееспецификации пестицидовпредоставляет рекомендации по качеству для торговых и национальных органов власти. Попросите рецензента указать применимую ссылку и объем вместо того, чтобы принимать «тот же стандарт ФАО» в качестве полной оценки изменений. Сайтруководство по эквивалентности технических материаловпредоставляет соответствующую информацию для обсуждения источников.

Запросите идентификаторы документов, даты и конфигурацию, охватываемые каждым отчетом. Отчет может быть актуальным, даже если он не был написан специально для последней покупки, но рецензент должен объяснить эту актуальность. Сохраните это объяснение вместе с уведомлением, чтобы будущему коллеге не пришлось делать вывод, почему были приняты более старые доказательства.

Разделите решения и назовите владельцев

Организуйте проверку вокруг отдельных решений. Технический рецензент оценивает подтверждающие доказательства и открытые вопросы. Ответственный регуляторный эксперт определяет последствия для рынка назначения. Затем при закупках фиксируется коммерческое решение, включая сроки, цену или последствия доставки, где это необходимо. Положительное решение в одной области не должно молча закрывать другие.

Не придумывайте универсальный период уведомления и не рассматривайте предложенную поставщиком дату как согласованный крайний срок. Запишите время, необходимое фактическим проверяющим, и согласуйте его с отложенными заказами. Если заказ не может быть выполнен, пока проблема остается открытой, сделайте этот статус видимым для поставщика и команды логистики.

В полезной записи решения указываются объем, условия и утверждающее лицо. «Принято для заказа X после завершения перечисленной документации» означает больше, чем «утверждено». Если доказательств недостаточно, перечислите недостающие элементы и укажите следующий этап проверки. Это позволяет сосредоточить дискуссию на том, что могло бы решить проблему.

Контролируйте первый затронутый заказ

Перед отправкой согласуйте утвержденное изменение с подтверждением заказа, изображением этикетки, информацией об упаковке и документами о качестве. Попросите поставщика указать первую затронутую партию и узнать, остались ли более старые запасы в цепочке поставок. Если могут быть доставлены обе версии, запросите четкое отображение, а не полагайтесь на визуальное распознавание на складе.

Рассмотрим гипотетическое изменение упаковки: поставщик предлагает другую крышку для контейнера того же размера. Покупатель записывает предлагаемую ссылку на закрытие, запрашивает соответствующую техническую оценку, обновляет согласованное описание упаковки после утверждения и проверяет выявленную первую поставку. В этом примере описана последовательность проверки; он не устанавливает, подходит ли конкретная крышка.

Используйтеконтрольный список оформления этикеткиесли печатная информация изменилась, иконтрольный список получения товаровдля передачи доставки. Сохраняйте замененные документы доступными для отслеживания, четко обозначая, какая версия применяется к новым заказам.

Упростите проверку повторных заказов.

Процесс уведомления о смене поставщика пестицидов дает четкий ориентир для повторных закупок. Покупатель знает, что было согласовано, поставщик знает, что сообщить, а принимающий персонал знает, какую конфигурацию ожидать. Начните с простой контролируемой записи и назначьте владельца каждому нерешенному вопросу.

Свяжитесь с Аверстарс конфигурацией продукта, целевым рынком и любыми требованиями к уведомлениям или контролю документации для вашей программы закупок. Включите соответствующие спецификации и ссылки на упаковку, чтобы можно было обсудить эти ожидания до подтверждения следующего заказа.