Как читать сертификат подлинности пестицида: контрольный список для проверки покупателя

Сертификат подлинности пестицидов должен помочь импортеру ответить на конкретный вопрос: соответствует ли заявленная партия спецификации, согласованной для этой закупки? Начните с идентификации продукта и номера партии, затем сравните каждый полученный результат с его пределом, единицей измерения и методом испытаний. Устраните пробелы, прежде чем давать коммерческое одобрение. Привлекательный дизайн сертификата менее полезен, чем четкая связь между заказом, образцом, результатами испытаний и отгружаемым товаром.

Это руководство предназначено для групп по закупкам, проверяющих документы поставщиков. Приведенный ниже контрольный список представляет собой предлагаемый процесс закупок, а не универсальную нормативную форму. Требования к конкретному продукту и регистрация пункта назначения по-прежнему требуют отдельного рассмотрения.

Быстрый ответ:Проверьте идентичность, отслеживаемость партии, версию спецификации, методы, единицы измерения, числовые результаты и авторизацию. Запишите оставшиеся без ответа вопросы относительно отправления. Попросите разъяснений или соответствующего тестирования вместо того, чтобы предполагать, что отсутствие результата означает успешный результат.

Начните с заказа и партии

Поместите рядом друг с другом спецификацию покупки, предлагаемую этикетку, упаковочный лист и сертификат подлинности. В каждом документе укажите название активного ингредиента, концентрацию, код состава и идентификатор серии. Если приобретается смесь, повторите проверку по каждому заявленному действующему веществу. Относитесь к необъяснимым различиям как к вопросу, который необходимо решить, даже если торговое наименование идентично.

Спросите, принадлежит ли сертификат к предлагаемой производственной партии или к более ранней эталонной партии. Справочный сертификат подлинности может помочь оценить формат документа поставщика, но отдел закупок не должен использовать его в качестве доказательства для последующей поставки. При загрузке нескольких партий запросите сопоставление партий с количеством, чтобы принимающая группа могла связать каждый сертификат с соответствующим запасом.

Используйте одну контролируемую версию согласованной спецификации. ФАО описывает свои спецификации пестицидов как эталоны качества для торговли и национальных органов власти; это делает их полезным справочным материалом при согласовании требований. Подтвердите применимость конкретной спецификации вместо того, чтобы рассматривать общую ссылку на ФАО как одобрение продукта. См.Структура спецификаций пестицидов ФАО/ВОЗ.

Считайте результат, предел и метод вместе

Полезный обзорный лист разделяет три вещи: требование, сообщаемый результат и метод, использованный для его получения. Скопируйте их в разные столбцы. Строка, в которой просто написано «соответствует», может потребовать дополнительных действий, если согласованные требования к документу требуют числового результата. Попросите поставщика объяснить пропуски, а не заполнять их из старого сертификата.

Держите юниты видимыми. Например, 500 г/л и 500 г/кг описывают разные основы концентрации и не являются автоматически взаимозаменяемыми. Это иллюстративное сравнение единиц, а не спецификация конкретного пестицида. Если в заказе и отчете используются разные единицы измерения, перед сравнением цифр запросите применимую базу пересчета и техническое подтверждение.

Запишите идентификатор метода или ссылку на лабораторную процедуру, прилагаемые к каждому соответствующему тесту. Если метод отличается от согласованного, отправьте вопрос техническому рецензенту. Избегайте принятия или отклонения партии только потому, что в двух отчетах используются разные сокращения; сначала установите, относятся ли они к одной и той же процедуре и основе отчетности.

Сайтруководство по спецификациям ФАО/ВОЗ и методам CIPACобеспечивает основу для этого обсуждения. При проверке сертификата подлинности сосредоточьтесь на фактической покупке, а не копируйте все возможные тесты в каждый заказ.

Контрольный список проверки сертификата подлинности пестицидов

Используйте следующий шаблон в качестве отправной точки. Добавьте требования к конкретному продукту, согласованные вашими отделами качества и нормативными органами.

• Идентификация продукта:Что записывать: Ингредиент, концентрация, состав; Вопрос, если он не заполнен: Соответствует ли это спецификации покупки?
• Пакетное сопоставление:Что записывать: номер партии и количество отгрузки; Вопрос, если он не заполнен: Какие контейнеры охватывает этот отчет?
• Спецификация:Что записывать: Идентификатор и ревизию; Вопрос, если он не заполнен: Какие критерии приемки были согласованы?
• Результат теста:Что записывать: значение, единицу измерения и предел; Вопрос, если он неполный: проводится ли сравнение на одной и той же основе?
• Метод:Что записывать: номер метода или ссылку на процедуру; Вопрос, если он не заполнен: Это согласованный аналитический подход?
• Контроль документов:Что записывать: номер отчета, дату выпуска, эмитента; Вопрос если неполный: Кто может подтвердить эту версию?.
• Решение по пересмотру:Что записывать: Рецензент, дата, открытые вопросы; Вопрос, если он неполный: Что еще мешает утверждению?

Не превращайте это в упражнение по галочке. Назначайте каждый вопрос, на который нет ответа, указанному лицу и сохраняйте его статус видимым. Краткий обзор с отслеживаемыми решениями более полезен, чем длинная электронная таблица, где каждая запись помечена как «проверено» без подтверждающих документов.

Разрешение исключений с помощью письменного вопроса

Эффективный запрос идентифицирует точное несоответствие. Например: «В упаковочном листе указана партия А, а в прилагаемом сертификате подлинности — партия Б. Пожалуйста, предоставьте отчет по партии А и подтвердите ее количество в этой партии». Это гипотетический пример, а не описание инцидента с поставщиком.

Для проблемы тестирования укажите вместе результат и согласованный критерий приемки. Спросите, является ли проблема ошибкой транскрипции, разницей в основе отчетности или результатом, требующим технического расследования. Сохраните исходный отчет и все исправленные версии с кратким объяснением причин внесения исправлений.

Если независимое тестирование целесообразно, согласуйте отбор проб и лабораторные условия перед отправкой. ФАОруководство по контролю качестварассматривает отбор проб и процедуры отбора проб как часть контроля качества пестицидов. Группа по закупкам должна установить, кто берет пробы, как они идентифицируются и какая лаборатория их получает, а квалифицированный персонал определяет техническую процедуру.

Перед заказом подготовьте запрос на документацию.

Проверка сертификата подлинности пестицидов работает лучше всего, когда поставщик знает запрошенный формат до начала производства. Включите версию спецификации, единицы отчетности, сопоставление партий и обязанности по проверке в краткое описание закупок. Более широкий обзор документа см.руководство по документации по качеству рецептуры.

Чтобы обсудить требования к поставщикам,свяжитесь с Аверстарс указанием активного ингредиента, состава, рынка назначения и запрошенной документации. Это дает четкую отправную точку для разговора, не предполагая, что один сертификат может ответить на все технические вопросы или вопросы выхода на рынок.