تغييرات موردي المبيدات: قائمة مرجعية لمراجعة المشتري

يجب أن يخبر إشعار تغيير مورد مبيدات الآفات المشتري بما سيتغير، ولماذا يتغير، وما هي الطلبات أو الدفعات المتأثرة، وما هي الأدلة التي تدعم الاقتراح. قم بمراجعة هذه النقاط قبل قبول التكوين المعدل. لا يعد الاسم التجاري الذي لم يتغير أو العنصر النشط المعلن معلومات كافية لإغلاق مراجعة الشراء.

هذا الدليل مخصص للمستوردين والموزعين الذين يديرون الطلبات المتكررة. فهو يقترح عملية اتصال ومراجعة عملية للتغييرات التي تشمل مدخلات الصياغة أو ترتيبات التصنيع أو التغليف أو المستندات الخاضعة للرقابة. ولا يصنف التغييرات ضمن نظام التسجيل في أي بلد؛ يعود هذا التقييم إلى مالك التسجيل المسؤول والمراجع المحلي المؤهل.

إجابة سريعة:اطلب وصفًا قبل وبعد، وحدد المخزون والمستندات المتأثرة، وقم بتعيين المراجعة الفنية والتنظيمية، وتوثيق قرار الشراء، والتحقق من التسليم الأول المتأثر. وافق على مسؤوليات الإخطار عند إعداد علاقة التوريد حتى لا تظهر التغييرات أولاً عند استلام البضائع.

حدد ما يحتاج إلى إشعار

قم بتضمين قسم إشعار التغيير في ترتيبات الشراء. كنقطة بداية مقترحة، اطلب من الموردين الإبلاغ عن التغييرات في هوية المنتج المتفق عليها، ومصدر التصنيع، ومدخلات التركيبة، والمواصفات، وطريقة الاختبار، والحاوية أو الإغلاق، والأعمال الفنية على الملصق، والمستندات الداعمة. قم بتخصيص النطاق مع فريقك الفني بدلاً من التعامل مع هذه القائمة كتعريف قانوني.

الاتفاق على من يتلقى الإشعار وفي أي مرحلة. قد لا تصل الرسالة المرسلة فقط إلى جهة اتصال المبيعات إلى الشخص الذي يراجع الأدلة الفنية. يحدد الترتيب العملي جهات الاتصال الفنية والمشتريات للمشتري، ويتطلب الإقرار، ويشرح كيفية تأثير الإشعارات المفتوحة على الأوامر المعلقة.

حافظ على دقة الصياغة. ويجب أن تؤدي عبارة "مادة معادلة" إلى طلب أساس تلك المقارنة، وليس الرفض أو الموافقة التلقائية. وبالمثل، فإن "تحسين التغليف" لا يوضح ما إذا كان شكل الزجاجة أو المادة أو الغطاء أو البطانة أو ترتيب الختم قد تغير. اسأل عن الفرق الفعلي.

اطلب المقارنة قبل وبعد

استخدم سجلاً واحدًا للتغيير المقترح واربطه بالمنتج ذي الصلة. احتفظ بوصف الشراء المعتمد الحالي إلى جانب الاستبدال المقترح. عندما يتعلق الأمر بمعلومات صياغة سرية، اتفق على كيفية وصول المراجعين المؤهلين إلى الأدلة الضرورية بدلاً من وضع تفاصيل حساسة في سلسلة بريد إلكتروني منتشرة على نطاق واسع.

• هوية المنتج:التكوين الحالي: مراجعة المنتج والمواصفات الحالية؛ التكوين المقترح: الهوية المقترحة والمراجعة.
• تغيير الوصف:التكوين الحالي: المكون أو الترتيب المتوفر حاليًا؛ التكوين المقترح: استبدال محدد والسبب المذكور.
• معلومات التصنيع:التكوين الحالي: المصدر أو الموقع المسجل في ملف الشراء؛ التكوين المقترح: معلومات المصدر أو الموقع المقترحة.
• Packaging:التكوين الحالي: الحاوية والإغلاق ومراجع الأعمال الفنية المعتمدة؛ التكوين المقترح: مراجع المكونات والأعمال الفنية المنقحة.
• Evidence:التكوين الحالي: تقارير تدعم التكوين الحالي؛ التشكيل المقترح: أدلة أو مبررات جديدة للتطبيق.
• Transition:التكوين الحالي: الطلبات المعلقة والمخزون المتاح؛ التكوين المقترح: الدفعة الأولى المتأثرة والتوقيت المقترح.

هذه ورقة عمل مقترحة للمشتري. اترك حقلاً مفتوحًا عندما لا يقدم المورد المعلومات. والغرض من ذلك هو طرح الأسئلة مبكرًا، وليس جعل المقارنة تبدو مكتملة عن طريق نسخ الإدخال السابق في العمود الجديد.

قم بمطابقة الأدلة مع التغيير

اسأل المراجع الفني عن الاستنتاجات المستخلصة من الملف الموجود والتي لا تزال سارية والتي تحتاج إلى مزيد من الدعم. على سبيل المثال، يجب أن يؤدي التغيير في الحاوية أو الإغلاق إلى طرح سؤال حول مدى ملاءمة أدلة التغليف المتاحة. يجب أن يؤدي التغيير في الطريقة إلى طرح سؤال حول إمكانية المقارنة مع متطلبات الاختبار المتفق عليها. هذه أسئلة مراجعة، وليست متطلبات تلقائية للاختبار المتطابق في كل حالة.

شركة CropLife Internationalالدراسة الفنية رقم 17يناقش مدة الصلاحية فيما يتعلق بظروف الصياغة والتعبئة والتخزين، ويتضمن أقسامًا حول ملاءمة التغليف وتغييرات الصياغة. وأهميتها العملية هنا هي أن الأدلة الموجودة تحتاج إلى تقييم قابلية التطبيق عندما يتغير التكوين. لا ينبغي استخدام الوثيقة كتفويض شامل لاقتراح مورد معين.

قم بمراجعة مرجع المواصفات أيضًا. FAO explains that itsمواصفات المبيداتتوفر مراجع عالية الجودة للسلطات التجارية والوطنية. اطلب من المراجع تحديد المرجع والنطاق المناسبين بدلاً من قبول "نفس معيار المنظمة" كتقييم كامل للتغيير. الموقعدليل معادلة المواد التقنيةيوفر خلفية ذات صلة لمناقشات المصدر.

طلب معرفات المستندات والتواريخ والتكوين الذي يغطيه كل تقرير. يمكن أن يكون التقرير ذا صلة دون أن يكون مكتوبًا خصيصًا لآخر عملية شراء، ولكن يجب على المراجع توضيح هذه الصلة. احتفظ بهذا التفسير مع الإشعار حتى لا يضطر زميلك المستقبلي إلى استنتاج سبب قبول الأدلة القديمة.

افصل بين القرارات وأسم أصحابها

تنظيم المراجعة حول قرارات مختلفة. يقوم المراجع الفني بتقييم الأدلة الداعمة والأسئلة المفتوحة. ويحدد المراجع التنظيمي المسؤول الآثار المترتبة على سوق الوجهة. يقوم الشراء بعد ذلك بتسجيل القرار التجاري، بما في ذلك التوقيت أو السعر أو عواقب التسليم حيثما كان ذلك مناسبًا. ولا ينبغي للقرار الإيجابي في أحد المجالات أن يغلق المجالات الأخرى بصمت.

تجنب اختراع فترة إخطار عالمية أو التعامل مع التاريخ المقترح للمورد كموعد نهائي متفق عليه. تسجيل الوقت الذي يحتاجه المراجعون الفعليون وتسويته مع الأوامر المعلقة. إذا تعذر متابعة الطلب بينما تظل المشكلة مفتوحة، فاجعل هذه الحالة مرئية للمورد وفريق الخدمات اللوجستية.

يوضح سجل القرار المفيد النطاق والشروط والجهة المعتمدة. إن عبارة "مقبول للطلب X بعد اكتمال الوثائق المدرجة" تشير إلى أكثر من عبارة "تمت الموافقة عليه". إذا كانت الأدلة غير كافية، قم بإدراج العناصر المفقودة وخطوة المراجعة التالية. وهذا يبقي المناقشة مركزة على ما يمكن أن يحل المشكلة.

التحكم في الطلب الأول المتأثر

قبل الإرسال، قم بتسوية التغيير المعتمد مع إقرار الطلب، والأعمال الفنية للملصق، ومعلومات التعبئة ومستندات الجودة. اطلب من المورد تحديد الدفعة الأولى المتأثرة وما إذا كان المخزون القديم لا يزال موجودًا في سلسلة التوريد. عندما يتم تسليم كلا الإصدارين، اطلب تعيينًا واضحًا بدلاً من الاعتماد على التعرف البصري في المستودع.

فكر في تغيير التغليف الافتراضي: يقترح المورد إغلاقًا مختلفًا لنفس حجم الحاوية. يقوم المشتري بتسجيل مرجع الإغلاق المقترح، ويطلب التقييم الفني ذي الصلة، ويقوم بتحديث وصف التغليف المتفق عليه بعد الموافقة، ويتحقق من التسليم الأول المحدد. يصف هذا المثال تسلسل المراجعة؛ ولا يثبت أن إغلاقًا معينًا مناسب.

استخدمقائمة مراجعة الأعمال الفنيةإذا تغيرت المعلومات المطبوعة، وقائمة مرجعية لاستلام البضائعللتسليم والتسليم. احتفظ بالمستندات التي تم استبدالها متاحة للتتبع مع وضع علامة واضحة على الإصدار الذي ينطبق على الطلبات الجديدة.

تسهيل مراجعة الطلبات المتكررة

تعطي عملية الإخطار بتغيير موردي المبيدات الحشرية نقطة مرجعية واضحة للشراء المتكرر. يعرف المشتري ما تم الاتفاق عليه، ويعرف المورد ما يجب توصيله، ويعرف موظفو الاستقبال التكوين المتوقع. ابدأ بسجل بسيط يتم التحكم فيه وامنح كل سؤال لم يتم حله مالكًا.

اتصل بـ Averstarمع تكوين المنتج والسوق الوجهة وأي إشعار أو متطلبات التحكم في المستندات لبرنامج الشراء الخاص بك. قم بتضمين المواصفات ذات الصلة ومراجع التغليف حتى يمكن مناقشة هذه التوقعات قبل تأكيد الطلب التالي.