كيفية قراءة شهادة توثيق البرامج للمبيدات الحشرية: قائمة مراجعة مراجعة المشتري

يجب أن تساعد شهادة توثيق البرامج الخاصة بالمبيدات الحشرية المستورد في الإجابة على سؤال ملموس: هل تفي الدفعة المبلغ عنها بالمواصفات المتفق عليها لعملية الشراء هذه؟ ابدأ بهوية المنتج ورقم الدفعة، ثم قارن كل نتيجة تم الإبلاغ عنها بحدها ووحدتها وطريقة الاختبار. معالجة الثغرات قبل إعطاء الموافقة التجارية. يعد تخطيط الشهادة الجذاب أقل فائدة من وجود اتصال واضح بين الطلب والعينة ونتائج الاختبار والبضائع التي يتم شحنها.

هذا الدليل مخصص لفرق المشتريات التي تقوم بمراجعة مستندات الموردين. القائمة المرجعية أدناه عبارة عن سير عمل شراء مقترح، وليست نموذجًا تنظيميًا عالميًا. لا تزال المتطلبات الخاصة بالمنتج وتسجيل الوجهة بحاجة إلى المراجعة الخاصة بها.

إجابة سريعة:التحقق من الهوية وإمكانية تتبع الدفعة وإصدار المواصفات والأساليب والوحدات والنتائج الرقمية والترخيص. سجل الأسئلة التي لم تتم الإجابة عليها ضد الشحنة. اطلب التوضيح أو الاختبار المناسب بدلاً من افتراض أن النتيجة المفقودة تعني النجاح.

ابدأ بالطلب والدفعة

ضع مواصفات الشراء والملصق المقترح وقائمة التعبئة وشهادة توثيق البرامج جنبًا إلى جنب. قم بتمييز اسم العنصر النشط والتركيز ورمز التركيبة ومعرف الدفعة في كل مستند. إذا تم شراء خليط، كرر التحقق من كل مكون نشط معلن. تعامل مع الاختلاف غير المبرر على أنه سؤال يجب حله، حتى عندما يكون الاسم التجاري متطابقًا.

اسأل عما إذا كانت الشهادة تنتمي إلى دفعة الإنتاج المعروضة أو إلى دفعة مرجعية سابقة. يمكن أن تساعد شهادة توثيق البرامج المرجعية في تقييم تنسيق مستند المورد، ولكن لا ينبغي للمشتريات تقديمها كدليل لشحنة لاحقة. عند تحميل عدة دفعات، اطلب تعيين الدُفعة إلى الكمية حتى يتمكن فريق الاستلام من ربط كل شهادة بالمخزون المناسب.

استخدم نسخة واحدة خاضعة للرقابة من المواصفات المتفق عليها. وتصف منظمة الأغذية والزراعة مواصفات مبيدات الآفات الخاصة بها بأنها مراجع الجودة للتجارة وللسلطات الوطنية؛ مما يجعلها مادة مرجعية مفيدة عند الموافقة على المتطلبات. التأكد من إمكانية تطبيق المواصفات المحددة بدلاً من اعتبار الإشارة العامة إلى منظمة الأغذية والزراعة بمثابة تأييد للمنتج. انظرإطار مواصفات مبيدات الآفات المشتركة بين منظمة الأغذية والزراعة ومنظمة الصحة العالمية.

اقرأ النتيجة والحد والطريقة معًا

تفصل ورقة المراجعة المفيدة بين ثلاثة أشياء: المتطلبات والنتيجة المبلغ عنها والطريقة المستخدمة للحصول عليها. انسخها في أعمدة مختلفة. قد يتطلب السطر الذي يشير ببساطة إلى "يتوافق" متابعة عندما تتطلب متطلبات المستند المتفق عليها الحصول على نتيجة رقمية. اطلب من المورد شرح الإغفالات بدلاً من ملئها من شهادة قديمة.

اجعل الوحدات مرئية. على سبيل المثال، يصف 500 جم/لتر و500 جم/كجم قواعد تركيز مختلفة ولا يمكن استبدالهما تلقائيًا. هذه مقارنة وحدة توضيحية وليست مواصفات لمبيد معين. إذا كان الأمر والتقرير يستخدمان وحدات مختلفة، فاطلب أساس التحويل المطبق والتأكيد الفني قبل مقارنة الأرقام.

قم بتسجيل معرف الطريقة أو مرجع الإجراء المعملي المزود مع كل اختبار ذي صلة. عندما تختلف الطريقة عن تلك المتفق عليها، أرسل السؤال إلى المراجع الفني. تجنب قبول أو رفض دفعة فقط لأن هناك تقريرين يستخدمان اختصارات مختلفة؛ أولاً، حدد ما إذا كانوا يشيرون إلى نفس الإجراء وأساس إعداد التقارير.

الموقعدليل مواصفات منظمة الأغذية والزراعة/منظمة الصحة العالمية وطرق CIPACيوفر خلفية لهذه المناقشة. حافظ على تركيز مراجعة شهادة الأصالة على الشراء الفعلي بدلاً من نسخ كل اختبار محتمل في كل طلب.

قائمة مرجعية لمراجعة شهادة توثيق البرامج للمبيدات الحشرية

استخدم القالب التالي كنقطة بداية. أضف المتطلبات الخاصة بالمنتج التي وافقت عليها فرق الجودة والتنظيم لديك.

• هوية المنتج:ما يجب تسجيله: المكونات، التركيز، التركيبة؛ سؤال إذا كان غير كامل: هل هذا مطابق لمواصفات الشراء؟.
• تعيين الدفعة:ما يجب تسجيله: رقم الدفعة وكمية الشحنة؛ سؤال إذا كان غير كامل: ما هي الحاويات التي يغطيها هذا التقرير؟.
• المواصفات:ما يجب تسجيله: المعرف والمراجعة؛ سؤال إذا كان ناقصا: ما هي معايير القبول التي تم الاتفاق عليها؟.
• نتيجة الاختبار:ما يجب تسجيله: القيمة والوحدة والحد؛ سؤال إذا كان ناقصا: هل المقارنة على نفس الأساس؟.
• الطريقة:ما يجب تسجيله: رقم الطريقة أو مرجع الإجراء؛ السؤال إذا كان ناقصا: هل هذا هو المنهج التحليلي المتفق عليه؟.
• التحكم في المستندات:ما يجب تسجيله: رقم التقرير، تاريخ الإصدار، جهة الإصدار؛ سؤال إذا كان ناقصا: من يستطيع التأكد من هذه النسخة؟.
• قرار المراجعة:ما يجب تسجيله: المراجع، التاريخ، العناصر المفتوحة؛ سؤال إذا كان ناقصا: ما الذي لا يزال يمنع الموافقة؟.

لا تحول هذا إلى تمرين تحديد المربع. قم بتعيين كل عنصر لم تتم الإجابة عليه إلى شخص محدد واحتفظ بحالته مرئية. تعد المراجعة القصيرة مع القرارات التي يمكن تتبعها أكثر فائدة من جدول البيانات الطويل حيث يتم وضع علامة "محدد" على كل إدخال دون المستندات الداعمة.

حل الاستثناءات بسؤال مكتوب

يحدد الطلب الفعال عدم التطابق الدقيق. على سبيل المثال: "تسمي قائمة التعبئة الدفعة أ، بينما تسمي شهادة توثيق البرامج المرفقة الدفعة ب. يرجى تقديم التقرير الذي يغطي الدفعة أ وتأكيد كميتها في هذه الشحنة." هذا مثال افتراضي، وليس حسابًا لحادث مورد.

بالنسبة لمشكلة الاختبار، اقتبس النتيجة ومعيار القبول المتفق عليه معًا. اسأل ما إذا كانت المشكلة عبارة عن خطأ في النسخ، أو اختلاف في أساس الإبلاغ، أو نتيجة تتطلب تحقيقًا فنيًا. الاحتفاظ بالتقرير الأصلي وأي نسخة مصححة، مع شرح مختصر لسبب صدور التصحيح.

عندما يكون الاختبار المستقل مناسبًا، يجب الاتفاق على ترتيبات أخذ العينات والمختبر قبل الإرسال. منظمة الأغذية والزراعةإرشادات مراقبة الجودة
تتناولاختيار العينات وإجراءات أخذ العينات كجزء من مراقبة جودة المبيدات الحشرية. يجب أن يحدد فريق المشتريات من يقوم بأخذ العينات، وكيف يتم تحديد العينة والمختبر الذي يستقبلها، مع قيام موظفين مؤهلين بتحديد الإجراء الفني.

قم بإعداد طلب المستند قبل الطلب

تعمل مراجعة شهادة توثيق البرامج للمبيدات الحشرية بشكل أفضل عندما يعرف المورد التنسيق المطلوب قبل الإنتاج. قم بتضمين إصدار المواصفات ووحدات التقارير وتخطيط الدُفعات ومراجعة المسؤوليات في ملخص الشراء. للحصول على نظرة عامة أوسع على المستند، اقرأدليل وثائق جودة الصياغة.

لمناقشة متطلبات المصادر،اتصل بـ Averstarمع العنصر النشط والتركيبة والسوق الوجهة والوثائق المطلوبة. وهذا يمنح المحادثة نقطة بداية واضحة دون افتراض أن شهادة واحدة يمكنها الإجابة على كل سؤال فني أو سؤال يتعلق بدخول السوق.